Reconstruindo SOPs prontos para auditoria em seis semanas.
Uma COO em uma fintech B2B de 38 pessoas reconstruiu a biblioteca de SOPs antes do SOC 2 sem escrever um doc novo sequer.
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Os SOPs viviam no Notion. Cada um foi escrito quando o processo foi montado: reconciliação de pagamentos, revisão de KYC, investigação de churn de cliente. Depois envelheceram. Alguns ainda mencionavam ferramentas que a empresa tinha parado de usar. A maioria era abstrata demais pra alguém seguir.
Quando a auditoria SOC 2 começou, o gap apareceu rápido. O auditor queria evidência de que um controle era de fato executado, não só descrito. Screenshots de janeiro. Um walkthrough do fluxo de reconciliação como ele rodava hoje.
Dezoito SOPs, cada um exigindo reescrita mais evidência em screenshot. A duas horas por SOP e um único reescritor, isso significava um mês de noites. A janela da auditoria era de seis semanas.
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Cada dono de SOP recebeu a extensão do Capture e uma instrução: faça o processo, narre, aperte stop. O primeiro levou vinte e cinco minutos. O terceiro levou dez. Na semana três, onze SOPs já estavam de volta, cada um com guia, screenshots do sistema em produção e a narração do dono capturada como texto.
A reação do auditor foi a entrega da história. "Essa é a evidência SOC 2 mais limpa que já vi." Os pedidos de documentação adicional pararam na semana dois.
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- 01O dono grava o processo.
Cada SOP tem um responsável claro. Ele grava uma vez por trimestre, ou quando o processo muda.
- 02Evidência em tela vem junto.
Cada passo é registrado com timestamp, screenshot e narração. Sem precisar montar um pacote separado de evidência.
- 03Donos mantêm o que é deles.
A COO deixa de ser o gargalo. Quem é dono do processo grava quando o processo muda.
- 04Pronto pra auditoria por padrão.
O Capture exporta como PDF com timestamps, contagem de cliques e áudio narrado se pedido.
- 05Onboarding já incluso.
Novos contratados leem os SOPs que vão assumir antes de tocar no sistema em produção.
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A auditoria fechou duas semanas adiantada. O auditor citou a documentação na nota pós-engagement. Os domingos à noite voltaram.
O ganho mais profundo: os SOPs pararam de apodrecer. Donos mantêm o que é deles. Revisões trimestrais hoje encontram cerca de 80% da biblioteca já atualizada.
Grave um workflow.
Extensão Chrome gratuita. Sem cadastro.
Customer Success aposentou a call de onboarding.
Calls de 45 minutos viraram guias de 12 minutos. A carteira cresceu 80% sem contratar.
TI cortou um terço dos tickets de Tier 1.
Vinte perguntas repetidas, vinte guias, oito semanas. As segundas recuperaram a tarde.
People Ops entregou onboarding por papel.
Cinco a oito guias por papel. Novatos rodando o stack no segundo dia.