Aposentando a checklist de onboarding no Post-it.
Uma líder de People Ops numa agência de 75 pessoas trocou o primeiro dia improvisado por playlists de guias curados. Designers, gerentes de conta e devs recebem o stack que precisam até o segundo dia.
01
A contratação vinha em ondas: quatro a seis pessoas novas por mês, divididas em três escritórios. Cada uma precisava de um stack ligeiramente diferente. Designers ganhavam Figma, Linear, a biblioteca de assets. Gerentes de conta ganhavam Salesforce, Asana, os templates de briefing. Devs ganhavam o pack de dev local e as chaves de deploy.
O primeiro dia dependia de qual gestor recebesse a pessoa nova. Alguns tinham um doc. A maioria tinha uma checklist num Post-it. O novato chegava no segundo dia sem VPN, sem canais do Slack, sem a conexão SSO da ferramenta de design. A inbox do Slack do People Ops vivia cheia de segunda a segunda.
A solução que todo mundo tentava era "escrever docs melhores." Os docs ficavam desatualizados em dois meses. O time não lia mesmo.
02
O onboarding foi dividido em playlists por papel. Cada playlist tinha cinco a oito guias do Capture: setup, ferramentas do primeiro dia, formato do brief, etiqueta dos canais do Slack, o jeito que a agência conduz reviews de design. Papéis diferentes, conjuntos diferentes.
Os guias agnósticos de papel foram gravados uma vez. Cada líder de time gravou os extras específicos do papel. Designers ganharam a playlist de design. Gerentes de conta ganharam a playlist de AM. Devs ganharam a playlist de dev. Cada playlist ocupava o novato cerca de noventa minutos no primeiro dia.
As checklists de Post-it sumiram. Os gestores deixaram de ser gargalo. Os DMs no Slack ligados a onboarding caíram de doze por dia para dois.
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- 01Defina as playlists.
Uma por papel, entre cinco e oito guias cada.
- 02Grave os agnósticos uma vez.
Setup, Slack, SSO, segurança básica. Regravados só quando algo muda de fato.
- 03Peça os específicos pros líderes.
Processo de review de design, formato de briefing, fluxo de deploy. Quinze minutos por guia.
- 04Mande a playlist no e-mail do dia zero.
O novato chega com metade do setup do dia 1 já feito.
- 05Acompanhe a conclusão.
O log de conclusão mostra quem terminou cada guia. Na quarta-feira já dá pra ver quem está atrasado.
04
A produtividade do dia 1 antes nem era medida porque era baixa por padrão. Hoje fica perto de 100%: todo novato roda o stack até o segundo dia. A carga de Slack ligada a onboarding caiu de um dia por semana para uma hora.
As playlists viraram um ativo de contratação. O guia introdutório público hoje vai linkado nas cartas de oferta. Os candidatos veem exatamente como vai ser a primeira semana deles.
Grave um workflow.
Extensão Chrome gratuita. Sem cadastro.
Customer Success aposentou a call de onboarding.
Calls de 45 minutos viraram guias de 12 minutos. A carteira cresceu 80% sem contratar.
Operações reconstruiu a biblioteca de SOPs antes da auditoria.
Vinte e um processos, gravados pelos próprios donos. SOC 2 fechou duas semanas adiantado.
TI cortou um terço dos tickets de Tier 1.
Vinte perguntas repetidas, vinte guias, oito semanas. As segundas recuperaram a tarde.