De Post-it inwerkchecklist vervangen.
Een People Operations lead bij een Nederlands bureau van 75 mensen verving losse eerste werkdagen door samengestelde afspeellijsten met gidsen. Designers, accountmanagers en developers krijgen elk de stack die ze nodig hebben tegen dag twee.
01
Aanwerving kwam in golven: vier tot zes nieuwe collega's per maand, verspreid over drie kantoren. Elke persoon had een net iets andere stack nodig. Designers kregen Figma, Linear en de assetbibliotheek. Accountmanagers kregen Pipedrive, Asana en de briefingtemplates. Developers kregen het lokale-dev-pakket en de deploy-sleutels.
De eerste dag hing af van welke manager de nieuwe collega ophaalde. Sommigen hadden een document. De meesten een lijstje op een Post-it. Nieuwe medewerkers kwamen op dag twee binnen zonder VPN, zonder Slack-kanalen, zonder de SSO-koppeling met de designtool. De Slack-inbox van People Ops bleef volstaan, van maandag tot maandag.
De oplossing waar iedereen naar greep was "betere documentatie schrijven". Documentatie verouderde binnen twee maanden. Het team las het toch niet.
02
Het inwerken werd opgesplitst in afspeellijsten per rol. Elke afspeellijst telde vijf tot acht Capture-gidsen: inrichting, tools voor dag één, het briefingformat, omgangsvormen in Slack-kanalen, de manier waarop het bureau ontwerpreviews uitvoert. Andere rollen, andere sets.
De rol-onafhankelijke gidsen werden één keer opgenomen. Elke teamlead nam de rolspecifieke aanvullingen op. Designers kregen de design-afspeellijst. Accountmanagers kregen de AM-afspeellijst. Developers kregen de dev-afspeellijst. Elke afspeellijst kostte de nieuwe medewerker ongeveer negentig minuten op dag één.
De Post-it lijstjes verdwenen. Managers waren geen flessenhals meer. Slack-DM's rond inwerken zakten van twaalf per dag naar twee.
03
- 01Definieer de afspeellijsten.
Eén per rol, telkens tussen vijf en acht gidsen.
- 02Neem de rol-onafhankelijke gidsen één keer op.
Inrichting, Slack, SSO, security-basis. Alleen opnieuw opnemen wanneer iets daadwerkelijk verandert.
- 03Vraag teamleads om de rolspecifieke gidsen.
Proces voor ontwerpreview, briefingformat, deploy-flow. Vijftien minuten per gids.
- 04Stuur de afspeellijst in de mail van dag nul.
Nieuwe medewerkers komen aan met de inrichting van dag één al half klaar.
- 05Volg de voltooiing.
Het voltooiingslog laat zien wie welke gids heeft afgerond. Tegen woensdag is duidelijk wie achterloopt.
04
De productiviteit op dag één werd vroeger niet gemeten omdat die altijd laag was. Nu zit die rond de 100%: elke nieuwe medewerker draait zijn stack tegen dag twee. De Slack-belasting rond inwerken zakte van een dag per week naar een uur.
De afspeellijsten werden ook een aanwervingsasset. De publieke introductiegids staat nu gelinkt in elke aanbiedingsbrief. Kandidaten zien precies hoe hun eerste week eruitziet.
Neem één workflow op.
Gratis Chrome-extensie. Geen registratie nodig.
Klantsucces zette de Zoom-inwerksessie aan de kant.
Gesprekken van 45 minuten werden gidsen van 12 minuten. Het gebied groeide 80% zonder extra mensen.
Operations bouwde de bibliotheek met werkinstructies opnieuw op voor de audit.
Eenentwintig processen, opgenomen door hun eigenaars. SOC 2 sloot twee weken eerder.
IT verlaagde Tier 1 tickets met een derde.
Twintig terugkerende vragen, twintig gidsen, acht weken. De maandagmiddagen kwamen terug.