Reconstruir SOPs listos para auditoría en seis semanas.
Un COO en una fintech B2B de 38 personas reconstruyó la biblioteca de SOPs antes del SOC 2, sin escribir ni un documento nuevo.
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Los SOPs vivían en Notion. Cada uno se había escrito cuando el proceso se montó: conciliación de pagos, revisión KYC, investigación de churn de cliente. Luego envejecieron. Algunos seguían mencionando herramientas que la empresa había dejado de usar. La mayoría eran demasiado abstractos para seguirlos.
Cuando arrancó la auditoría SOC 2, el hueco apareció rápido. El auditor quería evidencia de que el control se ejecutaba de verdad, no solo que estaba descrito. Capturas de enero. Un walkthrough del flujo de conciliación tal como corría hoy.
Dieciocho SOPs, cada uno requería reescritura más evidencia en captura. A dos horas por SOP y un solo reescritor, eso eran un mes de tardes. La ventana de auditoría era de seis semanas.
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Cada owner de SOP recibió la extensión de Capture y una sola instrucción: haz el proceso, explícalo en voz alta, dale a stop. El primero llevó veinticinco minutos. El tercero, diez. En la semana tres, once SOPs estaban listos, cada uno con su guía, capturas del sistema en producción y la narración del owner registrada como texto.
La reacción del auditor fue la prueba. "Esta es la evidencia SOC 2 más limpia que he visto." Las peticiones de documentación adicional se pararon en la semana dos.
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- 01El owner graba el proceso.
Cada SOP tiene un owner responsable. Graba una vez por trimestre, o cuando cambia el proceso.
- 02La evidencia en pantalla viene gratis.
Cada paso queda fechado, capturado y narrado. Sin un pack de evidencias separado por compilar.
- 03Los owners mantienen lo suyo.
El COO ya no es el cuello de botella. El owner del proceso graba cuando el proceso cambia.
- 04Listo para auditoría por defecto.
Capture exporta como PDF con timestamps, número de clics y audio del narrador si lo piden.
- 05Onboarding incluido.
Los nuevos fichajes leen los SOPs que van a llevar antes de tocar el sistema en producción.
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La auditoría se cerró dos semanas antes. El auditor citó la documentación en la nota de cierre. Los domingos por la tarde volvieron.
La victoria de fondo: los SOPs dejaron de pudrirse. Los owners mantienen lo que llevan. Las revisiones trimestrales encuentran ahora un 80% de la biblioteca ya al día.
Grabad un flujo de trabajo.
Extensión de Chrome gratuita. Sin registro.
Customer Success retiró el Zoom de onboarding.
Las llamadas de 45 minutos pasaron a guías de 12. El territorio creció un 80% sin sumar plantilla.
IT redujo los tickets de Tier 1 en un tercio.
Veinte preguntas repetidas, veinte guías, ocho semanas. Los lunes recuperaron sus tardes.
People Ops desplegó onboarding por rol.
Cinco a ocho guías por rol. Nuevos fichajes con su stack corriendo el día dos.