Sustituir el checklist de onboarding del Post-it.
Una responsable de People Operations en una agencia de 75 personas sustituyó los primeros días improvisados por playlists de guías curadas. Diseñadores, account managers y desarrolladores reciben el stack que necesitan para el día dos.
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Las contrataciones venían en oleadas: cuatro a seis fichajes al mes, repartidos entre tres oficinas. Cada persona necesitaba un stack ligeramente distinto. Los diseñadores recibían Figma, Linear, la biblioteca de assets. Los account managers recibían Salesforce, Asana, las plantillas de briefing. Los desarrolladores recibían el pack de dev local y las claves de despliegue.
El primer día dependía del manager que recogiera al nuevo fichaje. Algunos tenían un documento. La mayoría tenía un checklist en un Post-it. Los nuevos fichajes llegaban al día dos sin VPN, sin canales de Slack, sin la conexión SSO a la herramienta de diseño. La bandeja de Slack de People Ops estaba llena de lunes a lunes.
La solución a la que todo el mundo recurría era "escribir mejor documentación". La documentación quedaba obsoleta en dos meses. El equipo no la leía igualmente.
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El onboarding se partió en playlists por rol. Cada playlist tenía entre cinco y ocho guías de Capture: setup, herramientas del día uno, formato de brief, etiqueta del canal de Slack, cómo lleva la agencia las design reviews. Roles distintos, sets distintos.
Las guías comunes a todos los roles se grabaron una sola vez. Cada team lead grabó los extras específicos de su rol. Los diseñadores recibían la playlist de diseño. Los account managers, la playlist de AM. Los desarrolladores, la playlist de dev. Cada playlist se llevaba al nuevo fichaje unos noventa minutos del día uno.
Los checklists del Post-it desaparecieron. Los managers dejaron de ser el cuello de botella. Los DMs de Slack relacionados con onboarding bajaron de doce al día a dos.
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- 01Definir las playlists.
Una por rol, entre cinco y ocho guías cada una.
- 02Grabar las comunes una sola vez.
Setup, Slack, SSO, básicos de seguridad. Se vuelven a grabar solo cuando algo cambia de verdad.
- 03Pedir a los team leads las específicas.
Proceso de design review, formato de briefing, flujo de despliegue. Quince minutos por guía.
- 04Enviar la playlist en el correo del día cero.
Los nuevos fichajes llegan con la mitad del setup del día 1 ya hecho.
- 05Medir compleción.
El log de compleción muestra quién terminó qué guía. Para el miércoles está claro quién va atrás.
04
La productividad del día 1 antes no se medía porque siempre era baja. Ahora ronda el 100%: cada nuevo fichaje puede correr su stack para el día dos. La carga de Slack relacionada con onboarding bajó de un día a la semana a una hora.
Las playlists se convirtieron en activo de contratación. La guía de introducción pública se enlaza ahora en las cartas de oferta. Los candidatos ven exactamente cómo es su primera semana.
Grabad un flujo de trabajo.
Extensión de Chrome gratuita. Sin registro.
Customer Success retiró el Zoom de onboarding.
Las llamadas de 45 minutos pasaron a guías de 12. El territorio creció un 80% sin sumar plantilla.
Operaciones reconstruyó la biblioteca de SOPs antes de la auditoría.
Veintiún procesos, grabados por sus owners. SOC 2 cerrado dos semanas antes.
IT redujo los tickets de Tier 1 en un tercio.
Veinte preguntas repetidas, veinte guías, ocho semanas. Los lunes recuperaron sus tardes.