Reconstruir SOPs listos para auditoría en seis semanas.
Un COO en una fintech B2B de 38 personas reconstruyó la biblioteca de SOPs antes de SOC 2, sin escribir un solo documento nuevo.
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Los SOPs vivían en Notion. Cada uno se había escrito cuando se armó su proceso: conciliación de pagos, revisión KYC, investigación de churn de clientes. Después envejecieron. Algunos seguían mencionando herramientas que la empresa ya no usaba. La mayoría era demasiado abstracta para seguirla.
Cuando arrancó la auditoría SOC 2, el hueco salió rápido. El auditor quería evidencia de que el control se ejecutaba de verdad, no solo descrito. Capturas de pantalla de enero. Un walkthrough del flujo de conciliación tal como corre hoy.
Dieciocho SOPs, cada uno con reescritura más evidencia visual. A dos horas por SOP y un solo redactor, eso significaba un mes de tardes y noches. La ventana de auditoría era de seis semanas.
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Cada dueño de SOP recibió la extensión de Capture y una sola instrucción: ejecuta el proceso, narra mientras lo haces, dale stop. El primero le tomó veinticinco minutos. El tercero, diez. Para la semana tres, once SOPs estaban listos, cada uno con guía, capturas del sistema en vivo y la narración del dueño registrada como texto.
La reacción del auditor fue la prueba. "Es la evidencia SOC 2 más limpia que he visto." Las solicitudes adicionales de documentación pararon en la semana dos.
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- 01El dueño graba el proceso.
Cada SOP tiene un dueño responsable. Graba una vez por trimestre o cuando el proceso cambia.
- 02La evidencia visual sale gratis.
Cada paso queda fechado, capturado y narrado. Sin armar un paquete de evidencia aparte.
- 03Los dueños mantienen lo suyo.
El COO deja de ser el cuello de botella. El dueño del proceso graba cuando el proceso cambia.
- 04Listo para auditoría por defecto.
Capture exporta a PDF con marcas de tiempo, conteo de clics y audio del narrador si se pide.
- 05Inducción incluida.
Los nuevos ingresos leen los SOPs que les tocará llevar antes de tocar el sistema en vivo.
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La auditoría cerró dos semanas antes. El auditor citó la documentación en la nota final del encargo. Los domingos por la tarde regresaron.
La victoria de fondo: los SOPs dejaron de pudrirse. Cada dueño mantiene lo suyo. Las revisiones trimestrales encuentran cerca del 80% de la biblioteca ya al día.
Graba un flujo de trabajo.
Extensión de Chrome gratuita. No requiere registro.
Customer Success retiró el Zoom de inducción.
Llamadas de 45 minutos se volvieron guías de 12 minutos. El territorio creció 80% sin sumar gente.
TI bajó los tickets de Tier 1 en un tercio.
Veinte preguntas repetidas, veinte guías, ocho semanas. Los lunes recuperaron sus tardes.
People Ops envió la inducción por rol.
Cinco a ocho guías por rol. Nuevos ingresos corriendo su stack para el día dos.