Reformar a checklist de onboarding em post-it.
Uma responsável de People Ops numa agência de 75 pessoas substituiu primeiros dias improvisados por playlists de guias curados. Designers, account managers e developers recebem cada um o stack de que precisa até ao segundo dia.
01
A contratação chegava em vagas: quatro a seis novos colaboradores por mês, distribuídos por três escritórios. Cada pessoa precisava de um stack ligeiramente diferente. Os designers ficavam com o Figma, o Linear e a biblioteca de assets. Os account managers ficavam com o Salesforce, o Asana e os modelos de briefing. Os developers ficavam com o pacote de dev local e as chaves de deploy.
O primeiro dia dependia de quem fosse buscar a pessoa nova. Alguns tinham um documento. A maioria tinha uma checklist num post-it. Os novos chegavam ao segundo dia sem VPN, sem canais de Slack, sem a ligação SSO à ferramenta de design. A caixa de Slack do People Ops ficava cheia de segunda a segunda.
A solução a que toda a gente recorria era "escrever melhores documentos." Os documentos ficavam desatualizados em dois meses. E a equipa, mesmo assim, não os lia.
02
O onboarding foi dividido em playlists por função. Cada playlist tinha entre cinco e oito guias Capture: setup, ferramentas do primeiro dia, formato do briefing, etiqueta dos canais de Slack, a forma como a agência conduz revisões de design. Funções diferentes, conjuntos diferentes.
Os guias agnósticos à função foram gravados uma única vez. Cada team lead gravou os extras específicos da sua função. Os designers ficaram com a playlist de design. Os account managers com a playlist de AM. Os developers com a de dev. Cada playlist ocupava o novo colaborador cerca de noventa minutos no primeiro dia.
As checklists em post-it desapareceram. Os gestores deixaram de ser o estrangulamento. As DM no Slack relacionadas com onboarding caíram de doze por dia para duas.
03
- 01Definir as playlists.
Uma por função, entre cinco e oito guias cada.
- 02Gravar os agnósticos uma vez.
Setup, Slack, SSO, segurança básica. Voltam a ser gravados só quando algo muda mesmo.
- 03Pedir aos team leads os específicos.
Processo de revisão de design, formato de briefing, fluxo de deploy. Quinze minutos por guia.
- 04Enviar a playlist no email do dia zero.
Os novos colaboradores chegam com o setup do primeiro dia já meio feito.
- 05Acompanhar a conclusão.
O log de conclusão mostra quem terminou que guia. Na quarta-feira já se vê quem está atrasado.
04
A produtividade do primeiro dia nunca era medida porque era sempre baixa. Hoje está perto dos 100%: cada novo colaborador consegue mexer no seu stack ao segundo dia. A carga de Slack ligada ao onboarding caiu de um dia por semana para uma hora.
As playlists viraram um ativo de recrutamento. O guia público de apresentação está agora ligado nas cartas de proposta. Os candidatos veem ao certo como será a primeira semana.
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