Remplacer la checklist d'onboarding griffonnée sur un Post-it.
Une responsable People Ops dans une agence de 75 personnes a remplacé les premiers jours improvisés par des playlists de guides curés. Designers, account managers, développeurs reçoivent chacun la stack qu'il leur faut au jour 2.
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Les recrutements arrivaient par vagues: quatre à six joiners par mois, répartis sur trois bureaux. Chaque personne avait besoin d'une stack légèrement différente. Les designers recevaient Figma, Linear, la bibliothèque d'assets. Les account managers recevaient le CRM, Asana, les templates de brief. Les développeurs recevaient le pack local-dev et les clés de déploiement.
Le premier jour dépendait du manager qui récupérait la nouvelle recrue. Certains avaient un doc. La plupart avaient une checklist sur un Post-it. Les nouvelles recrues arrivaient au jour 2 sans VPN, sans canaux Slack, sans la connexion SSO à l'outil de design. La boîte de réception Slack des People Ops restait pleine de lundi à lundi.
Le réflexe collectif était 'écrire de meilleurs docs'. Les docs devenaient obsolètes en deux mois. L'équipe ne les lisait pas de toute façon.
02
L'onboarding a été découpé en playlists par rôle. Chaque playlist contenait cinq à huit guides Capture: setup, outils du jour 1, format de brief, étiquette des canaux Slack, la façon dont l'agence mène ses revues de design. Différents rôles, différents jeux.
Les guides communs à tous ont été enregistrés une fois. Chaque team lead a enregistré les ajouts spécifiques à son rôle. Les designers ont eu la playlist design. Les account managers ont eu la playlist AM. Les développeurs ont eu la playlist dev. Chaque playlist prenait à la nouvelle recrue environ quatre-vingt-dix minutes au jour 1.
Les Post-it ont disparu. Les managers ont arrêté d'être le goulet. Les DM Slack liés à l'onboarding sont passés de douze par jour à deux.
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- 01Définir les playlists.
Une par rôle, entre cinq et huit guides chacune.
- 02Enregistrer le tronc commun une fois.
Setup, Slack, SSO, bases sécurité. Réenregistré seulement quand quelque chose change vraiment.
- 03Demander aux team leads les spécifiques.
Processus de revue de design, format de brief, flow de déploiement. Quinze minutes par guide.
- 04Envoyer la playlist dans l'email du jour zéro.
Les nouvelles recrues arrivent avec le setup du jour 1 déjà à moitié fait.
- 05Suivre la complétion.
Le journal de complétion montre qui a fini quel guide. Le mercredi, on voit clairement qui est en retard.
04
La productivité du jour 1 n'était jamais mesurée parce qu'elle était toujours basse. Elle est maintenant proche de 100%: chaque nouvelle recrue tourne sa stack au jour 2. La charge Slack liée à l'onboarding est passée d'une journée par semaine à une heure.
Les playlists sont devenues un actif de recrutement. Le guide d'introduction public est maintenant lié dans les lettres d'offre. Les candidats voient exactement à quoi ressemble leur première semaine.
Enregistrez un workflow.
Extension Chrome gratuite. Sans inscription.
Customer Success a rangé le Zoom d'onboarding.
Les appels de 45 minutes sont devenus des guides de 12 minutes. Le portefeuille a grandi de 80% sans recruter.
Les Ops ont reconstruit la bibliothèque de SOP avant l'audit.
Vingt et un processus, enregistrés par leurs owners. SOC 2 clos deux semaines en avance.
L'IT a réduit les tickets Tier 1 d'un tiers.
Vingt questions récurrentes, vingt guides, huit semaines. Les lundis ont récupéré leurs après-midi.